Managed Document Services (MDS), tai Managed Print Services (MPS), eli hallinnoidut asiakirjapalvelut nousevat usein puheenaiheeksi, kun keskustelemme laajemmista tulostusympäristöistä vastaavien yrityspäättäjien kanssa. Tulostamisen ja asiakirjahallinnan järjestelmien merkitys koetaan lähes aina tärkeäksi liiketoiminnan kehityksen kannalta, mutta sen ympärillä pyörii paljon uskomuksia, joilla ei ole kuitenkaan faktapohjaa – hallinnoidut asiakirjapalvelut mielletään kalliiksi, raskaaksi toteuttaa tai monimutkaiseksi ylläpitää. Todellisuudessa asia on kuitenkin päinvastainen – oikein toteutettuna hallinnoitu asiakirjapalvelukonsepti säästää aikaa ja rahaa sekä antaa sinun keskittyä oman liiketoimintasi pyörittämiseen.
Koska näihin vääriin mielikuviin törmää niinkin useasti, keräsimme tähän muutaman yleisimmistä ja halusimme kertoa miten asiat oikeasti ovat.
Mielikuva #1: Hallinnoitu asiakirjapalvelu nostaa kustannuksia
Päinvastoin - se laskee niitä! Kun laskee palvelun tarjoaman kokonaisvaikutuksen, niin yrityksen maksama tulostamisen loppusumma on aiempaa matalampi. Kustannussäästöihin päästää mm. seuraavista syistä:
- Tulostusympäristö kartoitetaan ja optimoidaan, turhat kustannukset karsitaan.
- Tulostinlaitteiden tehot mitoitetaan niiden oikean käytön mukaan.
- Tarpeettomat tulostimet poistetaan ja käyttö keskitetään yhteiskäyttölaitteisiin.
- Ylläpito selkeytyy ja sisäisen IT-tuen työmäärä vähenee.
- Tarvikkeiden, kuten paperin ja väriaineen kulutus pienenee.
- Ohjelmistot ja automaattiset työnkulut vähentävät ihmisten työtä.
- Vanhentuneet ja mahdolliset kalliit sopimukset tarkistetaan ja turhat kuluerät poistetaan.
Näihin säästöihin päästään välittömästi palvelun käyttöönoton jälkeen, joten investointi maksaa itsensä takaisin hyvinkin nopeasti.
Lue saavutettavista hyödyistä lisää: Managed Document Services - Hallinnoidut asiakirjapalvelut
Mielikuva #2: Palvelun käyttöönotto on liian raskas projekti meille
Hyvin usein törmää väitteeseen, että hallinnoitujen asiakirjapalvelujen käyttöönotto on niin massiivinen projekti, ettei siihen ole resursseja juuri nyt ja asiaa siirretään myöhempään sopivampaan ajankohtaan. Tätä sopivampaa ajankohtaa ei sitten koskaan tule, koska tekeminen ja kiire ei liiketoiminnasta lopu koskaan.
Totuus kuitenkin on, että ammattitaitoisen yhteistyökumppanin kanssa toteutettu hallinnoitu asiakirjapalveluprojekti on kaikkea muuta kuin raskas. Kumppanin tehtävä on säästää työaikaa ja kustannuksia sekä poistaa tulostamiseen liittyviä pullonkauloja. Ammattitaitoinen kumppani suunnittelee ja toteuttaa projektin siten, että se näkyy asiakasyrityksen suuntaan mahdollisimman yksinkertaisena ja saumattomana.
Tähän liittyy myös väite, että koska nykyinen järjestelmä toimii, niin sitä ei kannata muuttaa. Toimii ehkä, mutta jos uudella optimoidulla järjestelmällä on mahdollista saada merkittäviä säästöjä, niin muutosta kannattaa vakavissaan harkita.
Mielikuva #3: Jotta palvelusta saadaan hyötyä, on kaikki laitteet vaihdettava välittömästi uusiin
Ei pidä paikkaansa. Hallinnoitu asiakirjapalvelu lähtee liikkeelle nykyisen tulostuskokonaisuuden arvioimisesta ja peilaa sitä haluttuun lopputulemaan. Optimoinnissa pyritään käyttämään mahdollisuuksien mukaan olemassa olevia resursseja. Ratkaisusuositukseen voidaan luonnollisesti liittää uusien laitteiden sekä ominaisuuksien hankkimista, mikäli se edesauttaa tehokkaamman lopputuloksen saavuttamista. Suositukset perustuvat tarkkoihin laskelmiin, mutta ovat silti vain suosituksia – asiakas voi halutessaan muokata kokonaisratkaisua haluamallaan tavalla. Esimerkiksi jos uusien järjestelmien hankinta ei ole juuri sillä hetkellä mahdollista, asiantuntijamme auttavat löytämään parhaan mahdollisen ratkaisun olemassa olevissa resursseilla.
Mielikuva #4: Hallinnoitu asiakirjapalvelu on vain tulostintoimittajan keino rahastaa lisäpalvelulla
Näin helposti uskotaan, jos taustalla on aiemman vastaavin lupauksin koristeltu toimimaton palvelu, josta on huonoja kokemuksia. Ikävä kyllä näitäkin on markkinoilla ja siksi on ensisijaisen tärkeää hankkia palvelu luotettavalta kumppanilta.
Asiantuntevan kumppanin tehtävä on tehdä muutakin, kuin vain kerätä palvelumaksuja. Se suunnittelee juuri sinun yrityksellesi parhaan räätälöidyn tulostuksen kokonaisratkaisun, joka optimoi oikeat tulostuslaitteet oikeille käyttäjille, laskee tulostuksen kokonaiskustannuksia ja helpottaa yrityksen omaa IT-hallintaa.
Mielikuva #5: Eri kumppanien palvelujen välillä ei ole juurikaan eroja
Jokainen palvelukumppani tarjoaa omaa ratkaisukokonaisuutta (MDS, Managed Document Services / MPS, Managed Print Services) ja näiden vertaaminen toisiinsa on erittäin haastavaa. Kukin kumppaniehdokas tarjoaa omia palvelumalleja ja -tasoja sekä hinnoitteluja, eikä kahta samanlaista kokonaisuutta ole olemassa. Tästä syystä niiden suora vertailu on mahdotonta, vaikka jotkut palvelukumppanit näin voivat uskotella. Väitetään siis virheellisesti, että markkinoiden kaikki palvelut tuottavat suurin piirtein saman hyödyn asiakkaalle ja vain hankintahinta on erottava tekijä. Se on ansa, johon ei missään nimessä pidä langeta. Halvat ja täysin karsitut palvelumallit eivät tuota luvattua hyötyä, jolloin niiden hankinta on vain kustannus ilman tavoiteltavia ominaisuuksia. Näihin puutteellisiin palvelumalleihin pettyneille asiakkaille jää helposti negatiivinen kuva hallinnoitujen asiakirjapalvelukonseptien toimivuudesta.
Vaikka yritys olisi mainittuun ansaan joskus tippunut, ei pidä menettää uskoa. Avoin keskustelu luotettavan asiantuntijakumppanin kanssa yleensä yllättää positiivisesti. Selkeä palvelukuvaus ja yhdessä määritellyt tavoitteet luovat läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta läpi koko projektin.
Toivottavasti sinä olet vapaa yllä mainituista vääristä mielikuvista ja näet suunnitelmallisten tulostusjärjestelmien hallinnoinnin mahdollisuudet. Asiantuntijamme ovat auttaneet lukuisia yrityksiä säästämään niin aikaa kuin rahaa optimoitujen tulostusjärjestelmien avulla.
Haluamme auttaa myös sinua ja yritystäsi - olet aina tervetullut keskustelemaan hallinnoidun asiakirjapalvelun vaihtoehdoista ja miten se sopisi sinun yrityksellesi. Kevyt alkukartoitus on aina veloitukseton – ota heti yhteyttä, niin laitetaan pyörät pyörimään.