Kun etsit yrityksellesi sopivaa tulostusjärjestelmää, tarjolla on lukematon määrä erilaisia vaihtoehtoja, mutta vähän puolueettomia neuvoja mikä vastaa parhaiten olemassa olevia tarpeitasi. Erilaisiin vaihtoehtoihin tutustuminen auttaa sinua valitsemaan juuri sinun tarpeisiisi ja budjettiisi sopivimmat ratkaisut.
On tärkeä tiedostaa oman yrityksen tarve - mieti hetki mihin kaikkeen tulostavaa laitetta halutaan käyttää. Tarvitaanko henkilökohtaisia tulostimia vai onko jaettu yhteiskäytössä oleva parempi vaihtoehto? Riittääkö perustulostin vai tarvitsetko tulostimen, skannerin, kopiokoneen ja ehkä faksin yhdistelmää eli monitoimilaitetta, jolloin selviät yhdellä laitteella monen sijaan? Millaisia tulostyöt ovat – tulostetaanko tekstiä, kuvaa ja onko paperin materiaalilla väliä? Mitkä ovat kuukausittaiset tulostusmäärät? Mitä muita erityistarpeita yritykselläsi on, jotka sinun pitää huomioida tulostimia hankkiessa?
Lista pohdinnan avuksi:
- Tulostin vai monitoimilaite?
Riittääkö pelkkä tulostin vai tarvitaanko monitoimilaite (tulostus, skannaus, kopiointi, faksaus)? Joskus osa laitteista on jo olemassa (esim. erillinen skanneri) ja käyttö on vähäistä, niin pelkän uuden tulostaminen voi olla järkevää. Toisaalta jos käyttöaste on korkea tai tilaa on vähän, voi laitteiden integroiminen monitoimilaitteeksi olla toimivampi ratkaisu. - Mitä laitteella tulostetaan?
Onko tulostuslaadulla erityistoiveita, esim. kuvatulostus? Tarvitsenko värejä? Mainostoimiston vaatimukset ovat erilaiset, kuin tilitoimiston. Pitääkö kuvan olla valokuvatasoa vai riittääkö, että tulostetaan exceleitä. Entä mitä toivotaan tulostustöiden jälkikäsittelyltä, tarvitaanko esim. nidontaa tai vihkotaittoa? - Kuinka monta käyttäjää laitteella on?
Tuleeko tulostin vain yhden henkilön käyttöön vai jaetaanko se isomman ryhmän kesken? Tämä vaikuttaa liitettävyyteen ja kapasiteettiin. - Käytön kapasiteetti?
Kuinka monta sivua laitteella tulostetaan kuukaudessa? Onko tulostaminen tasaista läpi kuun vai ajoittuuko tiettyihin piikkeihin? Laite kannattaa valita todellisen käytön mukaan, jotta sen tekniikka on linjassa käytön kuormituksen kanssa. On turha maksaa liian jykevästä koneesta ja sen alikäyttökään ei tee laitteelle hyvää. Myös liian kuormittava käyttö liian pienellä koneella johtaa ennen aikaiseen kulumiseen ja laitteen hajoamiseen. Jos et tiedä omaa kapasiteettiasi, voit aina konsultoida siitä asiantuntijaa. Hän auttaa selvittämään arvioidun kulutuksen. - Tila, johon laite sijoitetaan?
Pitääkö sen mahtua pöydälle vai voiko sen sijoittaa lattialle? Laitteita on eri kokoisia riippuen sen käyttötarkoituksesta. - Liitettävyys olemassa oleviin tietojärjestelmiin?
Halutaanko laite liittää jonkin olemassa olevan järjestelmän ekosysteemiin ja pitäisikö laitteelle voida tulostaa myös mobiililaitteilta? Tulostimet ja varsinkin monitoimilaitteet ovat kiinteä osa yrityksen tietojärjestelmää. Monitoimilaitteet (ja niihin liitetyt ohjelmistot) eivät ole enää passiivisia stand-alone-tulostimia, vaan todella tärkeä osa tiedon tallentamisessa, jakamisessa ja suojaamisessa. - Tietoturva?
Onko käytölle asetettu jotain erityisvaatimuksia tietoturvan suhteen? Tarvitaanko eri käyttäjille erilaisia käyttöoikeuksia, pitääkö tulostaminen voida suorittaa turvallisesti ja/tai salattuna jne?
Nyt kun sinulla on pääpiirteinen kuva lähtötilanteesta, voit näillä spekseillä pyytää tarjouksen luotettavalta tulostintoimittajalta. Jos kuitenkin ennen tätä haluat oppia hieman syvemmin tulostavien laitteiden ominaisuuksista ja millaisia mahdollisuuksia ne tarjoavat, lataa itsellesi ”OSTAJAN OPAS: Yrityksen tulostimet ja monitoimilaitteet”. Sen avulla ymmärrät kokonaisuuden paremmin ja ostaminen helpottuu.
