X

Mitä tiedonhallinnalla tarkoitetaan ja miksi se on yksi liiketoiminnan kulmakivistä

Ei ole tavatonta, että yrityksen tieto on hajallaan eri verkkolevyillä, omilla työasemilla, sähköpostissa, järjestelmissä ja jopa paperitulosteina. Näiden hallitseminen tai tärkeän tiedon löytäminen on haastavaa ja aikaa vievää. Usein jopa mahdotonta. Ja kun juuri tieto on yrityksen tärkein voimavara (henkilöstön ohella luonnollisesti), niin tilanne on kestämätön. Onneksi näin ei tarvitse olla – oikein rakennetun tiedonhallinnan mukana liiketoimintaprosessit tehostuvat ja käyttäjien päivittäinen työskentely helpottuu. Näin aikaa jää varsinaisen työn tekemiseen, koska harvoin tiedonhallinta itsessään on yhdenkään yrityksen liiketoiminnallinen päätehtävä.
Jos tiedonhallinta ei ole kunnossa, vaikuttaa se negatiivisesti työn tehokkuuteen.

Tavallisesti yrityksen kaikki tieto on tallennettu verkkoasemille tai pilveen. Vaikka firman oma hakemistorakenne olisikin rakennettu suunnitelmallisesti, niin sen käyttö ei ole aukotonta. Muun muassa seuraaviin ongelmiin törmää hyvin usein:

  • Tarvittava tiedosto on taas kateissa (asiakirja, kuva, video, äänitiedosto jne).
  • Päivittäiseen dokumenttien käsittelyyn kuluu tuskallisen paljon aikaa ja se syö työn tehokkuutta.
  • Joku on muokannut tiedostoa, mutta en tiedä kuka ja miten.
  • Samasta tiedostosta on liikkeellä useita versioita ja kaikki erilaisia.
  • Tietoon ei päästä käsiksi ollessa "off-line".
  • Tärkeät dokumentit tallennettiin väärään paikkaan tai unohdettiin tallentaa kokonaan.
  • Oikean version päälle tallennettiin vahingossa väärä ja kaikki työ valui hukkaan.

Nämä ja monet muut työskentelyn pullonkaulat voidaan selättää helposti, kun siirrytään älykkääseen tiedonhallintaan. Muita termejä samalla asialle ovat esimerkiksi asiakirjahallinta, dokumenttien hallinta tai Document Management. Tiedonhallintaan on olemassa siihen tarkoitettuja järjestelmiä, kuten esimerkiksi suomalainen M-Files. Alla esimerkkejä miten oikein rakennettu tiedonhallinta selättää yllä olevat ongelmat helposti.

Oikea tieto löytyy hetkessä
Tiedonhallinnan avulla tieto löytyy helposti.

Sinun ei tarvitse enää miettiä minne kansioon hakemasi tiedosto on tallennettu, koska tietoa haetaan nyt sen sisällön ja merkityksen mukaan, ei sijainnin. Tiedostot voivat siis sijaita eri paikoissa, kuten serverillä, pilvessä, järjestelmissä, jaetussa kansiossa jne. Tieto siis löytyy välittämättä siitä missä se ”fyysisesti” sijaitsee. Ja kun kaikki työstävät aina yhtä ja samaa dokumenttia, ei siitä liiku useita kopioita eri käyttäjillä. Näin voidaan olla varmoja, että avattu asiakirja on aina viimeisin oikea versio.

Tehokkuus kasvaa

Kun aika ei kulu tiedon etsimiseen, niin työn tehokkuus kasvaa merkittävästi. Helpompi ja tehokkaampi tiedonhallinta mahdollistaa keskittymisen oleelliseen eli varsinaisen liiketoiminnan pyörittämiseen. On itsestä kiinni, käytätkö vapautuneen ajan tekemällä enemmän samassa ajassa vai tekemällä saman asian lyhyemmässä ajassa, jolloin vapaa-aikaa jää enemmän.

Lue mitä tapahtui, kun tilitoimisto päätti uudistaa tiedonhallinnan.

Tieto on aina ajantasaista

Kun kaikki pääsevät käsiksi samaan dokumenttiin, ei rinnakkaisia versioita synny. Kukin käyttäjä muokkaa yhtä ja samaa dokumenttia ja mikäli on tarve palata takaisin aiempiin versioihin, ne löytyvät automaattisesti tallennettuina ja saadaan palautettua nappia painamalla. Kaikki tämä tapahtuu tietoturvallisesti, koska dokumentit näkyvät vain niille käyttäjille, joilla on niihin oikeus.

Automaattiset työnkulut

Kun tietojenhallinta on rakennettu ammattimaisesti, monet päivittäiset rutiinit hoituvat automaattisesti eri työnkulkujen (workflow) avulla. Kun liiketoimintaprosessin edellinen vaihe täyttyy, siirtyy se automaattisesti seuraavaan vaiheeseen. Esimerkiksi kun myynnissä tilaussopimus on sähköisesti allekirjoitettu, siirtyy se automaattisesti taloushallinnon omiin prosesseihin. Tai paperisten asiakirjojen skannaus helpottuu, kun tieto tallentuu automaattisesti asiakirjasta luetun metatiedon mukaan. Ja tekstisisältö vieläpä digitoituna automaattisen tekstintunnistuksen kautta. Näin asiakirjaa voidaan hakea sähköisesti myös sisällön mukaan. Ennen tämä kaikki tehtiin manuaalisesti ja virheen mahdollisuus oli suuri. Automaation kautta kaikki vaiheet tulee huomioitua ja arkistoitua asianmukaisesti.

Tutustu isännöintitoimistoon, joka tehosti toimintaansa automatisoimalla asiakirjahallinnan työkulut.

M-Files pilvessä konesalissa hybridinä
Tieto on saatavilla paikasta ja laitteesta riippumatta

Mobiilisovellusten avulla tieto on aina siellä missä sitä tarvitaan. Sopimukset, asiakastiedot, esitteet – kaikki on käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Enää ei tarvitse asiakaskäynnillä palata asiaan myöhemmin, koska tarvittavat dokumentit jäivät toimistolle.

Kaikki tieto on jaettavissa

Tietoa voidaan jakaa turvallisesti myös oman organisaation ulkopuolelle. Ja kun jaetaan vain pääsyä alkuperäiseen tiedostoon, ei sähköposteissa pyöri useita eri versioita samasta dokumentista. Tiedon jakaminen on muutenkin helppoa, jos tiedonhallintajärjestelmä on integroitu olemassa oleviin muihin järjestelmiin, kuten Microsoft Outlookiin tai SalesForce CRM:ään.

Riku2Siinä muutama fakta, miksi älykäs tiedonhallinta tehostaa merkittävästi yritysten liiketoimintaa. Tiedon määrä kasvaa jatkuvasti eksponentiaalisesti ja ellemme tee jotain tämän tietotulvan hallitsemiseksi, olemme pulassa. Hakemistorakenteiden sekavuus, tiedon sirpaloituminen eri paikkoihin ja useiden eri versioiden aiheuttama tuska on monelle tuttua. Onneksi nykyaikaiset tiedonhallintajärjestelmät ovat yritysten apuna ja saavat järjestystä tähän kaaokseen. Tietotulva ei ainakaan tule pienenemään tulevaisuudessa, joten apu onkin erittäin tervetullutta.

Oletko sinä harkinnut oman yrityksesi tiedonhallinnan päivittämistä nykyaikaan? Ota ihmeessä yhteyttä, niin katsotaan yhdessä miten asian kanssa kannattaa edetä.

 

 


JoulurikuPuoleenHIntaanKAMPANJATARJOUS

Kiinnostaako yrityksesi tiedonhallinnan päivitys nykyaikaan? R-Officella on tähän liittyvä kampanja, joka on voimassa joulukuun 2020 loppuun.

Lue lisää TÄSTÄ.